Nach wie vor nutzen manche Unternehmen Tabellenkalkulationen für ihre Lagerverwaltung. In einigen Fällen mag dies ausreichend sein, zum Beispiel wenn es sich um einfache Vollpalettentransaktionen handelt. Sofern die logistischen Aufgaben jedoch umfangreicher sind, etwa durch die Integration von Kommissionierprozessen in die Abläufe, ist der Einsatz eines Warehouse Management Systems (WMS) unentbehrlich. Wir beantworten die Frage: Was zeichnet ein zeitgemäßes WMS aus?
Die Komplexität einer Vielzahl von Vorgängen im Lager kann mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel längst nicht mehr bewältigt werden und erfordert eine auf die intralogistischen Ansprüche ausgelegte Software. Einige ERP-Lösungen verfügen zwar über ein Tool für die Lagerverwaltung, stoßen aber zum Beispiel bei Nachschub- oder Kommissionierprozessen schnell an ihre Grenzen. In anderen Fällen kann es passieren, dass die Lösungen veraltet sind, der einstige Softwareanbieter vom Markt verschwunden ist oder keine Updates mehr angeboten werden. In diesen Fällen sollte man sich vor der Investitionsentscheidung die Frage stellen: Was muss eine moderne Lagerverwaltungssoftware bereitstellen, damit die Kollegen ihrer Arbeit in Materialfluss und Lager effizient nachgehen können?
Aktuelle IT-Standards in der Lagerverwaltungssoftware
Einige Softwareprogramme für die Lagerverwaltung sind bereits etliche Jahre am Markt verfügbar. Im Laufe der Zeit ist der Funktionsumfang gewachsen. Bedingt durch die Historie basieren diese Produkte auf alten Programmiersprachen oder alter Technologie, was ihre Möglichkeiten einschränkt. Die Programmierung zum Beispiel stößt bei neuen Funktionalitäten an ihre Grenzen. So lassen sich Web-API-Schnittstellen nur schwer oder über Umwege ansprechen.
Eine Software, die auf Basis aktueller IT-Standards programmiert wurde, bietet einen Technologievorsprung. Die Nutzeroberfläche kann zum Beispiel übersichtlicher gestaltet werden – indem sie sich im Design an die Oberflächen von Webseiten oder Apps anlehnt, die das Lagerpersonal aus dem privaten Umfeld her kennt. Eine moderne Softwarearchitektur erlaubt es zudem, Fremdsysteme wie Buchhaltung, Produktion oder Transport anzusprechen und in die Prozesse zu integrieren, sodass ein unterbrechungsfreier Ablauf entstehen kann.
Ferner sollte die Lösung cloud- und idealerweise webbasiert sein. Somit ist weder eine lokale Installation notwendig noch eine App auf mobilen Endgeräten. Die Anwendung wird im Internetbrowser mit jedem Gerät, das eine Internetverbindung hat, geöffnet. Die Software ist damit, unabhängig vom Endgerät wie PC, Smartphone oder Tablet, die gleiche und unterscheidet sich weder in Funktion noch Benutzeroberfläche. Bedarfsgerechtes Design optimiert die mobilen Ansichten.
Zwar sind auch die älteren Tools der Lagerverwaltung in der Regel mobilfähig. Allerdings ist dann eine Softwareversion für den PC und eine für das mobile Endgerät notwendig. Entsprechend aufwendig ist die Wartung und Pflege der Systeme. Mit der Nutzung einer Cloud-Lösung lässt sich gegensteuern. Unternehmer müssen die Hardware nicht selbst erwerben, warten und betreuen. Stattdessen können sie auf Mietangebote zurückgreifen. Zu den Merkmalen moderner Datenbanktechnik gehören geringe Zugriffszeiten und niedrige Ladezeiten, was ebenfalls den Prozessen zugutekommt.
Prozessoptimierung mithilfe intelligenter Lagerverwaltungssysteme
Ein Lagermanagementtool sollte die Prozesse und Aufgaben intelligent unterstützen und in der Lage sein, die verschiedenen Lagersysteme wie Hochregal, Blocklager, Durchlaufregal und Fachboden abzubilden. Eine wichtige Rolle kommt hier der Visualisierung zu: Lassen sich Dimensionen darstellen und lässt sich das Lagerlayout visuell hinterlegen, fördert dies das Verständnis für die Abläufe.
Die Verwaltung der verschiedenen Verpackungsstufen und -einheiten und deren Einbindung in den Kommissionierdialog schafft die Voraussetzungen für Effizienz. So sind die Mitarbeiter sofort informiert, welche Einheiten sie für den Auftrag aus dem Behälter entnehmen müssen. Das Tool führt den Mitarbeiter via Smartphone auf dem kürzesten Weg zum richtigen Lagerplatz.
Eine wichtige Funktion ist die eindeutige Anordnung der Aufträge auf der Nutzeroberfläche. Hierbei können Bilder der zu verpackenden Artikel optische Hilfestellungen bieten. Mit dem Scan wird der nächste Auftrag automatisch aufgerufen. So lässt sich der Gefahr von Verwechslungen vorbeugen und der Prozess verbessern. Auch der Versand kann softwaregestützt geschehen, etwa mit der Überprüfung von Soll- und Ist-Maßen oder dem Paketgewicht.
Eine intelligente Suchfunktion hilft dabei, Artikel schnell lokalisieren zu können. Und nicht zuletzt sollte das Tool die Bestandsdatenverwaltung nach Kriterien wie Menge, Status oder Charge erleichtern.
Übersichtlich werden die Inhalte dem Lagerpersonal angezeigt
Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit
Die Nutzer eines WMS sollten in der Lage sein, Anpassungen in den Prozessabläufen selbst vorzunehmen. Idealerweise gibt es verschiedene Prozesse, aus denen der Nutzer seinen optimalen Prozess für sich selbst auswählen kann.
Die Einstellung der Dialoge sollte individuell möglich sein. Irrelevante Menüs und Felder werden ausgeblendet, wichtige prozessindividuell aktiviert, zum Beispiel Checklisten beim Wareneingang. So bleibt das System übersichtlich, selbsterklärend und einfach zu bedienen. Schulungen können entfallen.
Bei Bedarf sollte die Software auch in der Lage sein verschiedene Sprachen abzubilden. Idealerweise ist sie dafür über eine Übersetzungsschnittstelle nach EU-Standard angebunden, sodass die neue Sprache in wenigen Wochen zur Verfügung steht.
Empfehlenswert ist auf eine Standardsoftware zurückzugreifen. Unter Umständen kann dies die Anpassung der betriebsinternen Abläufe erforderlich machen, bringt aber den Vorteil, dass die von der Software vorgegebenen Prozesse in der Praxis vielfach erprobt sind. Neue Prozesse lassen sich außerdem mit dem Softwareanbieter im Standard schneller umsetzen als dies bei individueller Programmierung der Fall wäre. Individuelle Softwarelösungen erhöhen zudem die Abhängigkeit von externen Anbietern.
Flexibilität und Erweiterungsmöglichkeiten
Das Lagerverwaltungstool sollte die entsprechenden Schnittstellen mitbringen, um einfach und flexibel erweiterbar zu sein. Die Web-API im JavaScript Object Notation (JSON)-Format erlaubt zum Beispiel einen einfachen Online-Informationsaustausch mit anderen Systemen. Diese Erweiterbarkeit bedeutet für Unternehmen, sich an neue Prozessanforderungen anpassen und externe Systeme schnell anbinden zu können. Das gilt auch für Hardware wie Konturenmessgeräte, Waagen oder Videosysteme. Flurförderzeuge werden über Staplerleitsysteme mit Transportaufträgen versorgt. Automatische Materialflussanlagen lassen sich prozesstechnisch integrieren.
Fazit
Ein modernes WMS sollte in erster Linie eine einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche mitbringen. Auf diese Weise sind Mitarbeiter in der Lage, ohne große Einarbeitung das neue System zu nutzen. Die Software sollte darüber hinaus die Visualisierung des eigenen Lager-Setups ermöglichen, genau wie die Nutzung der entsprechenden Standardprozesse für das Unternehmen. Aus diesem Grund ist ein prozessualer Aufbau sinnvoll und empfehlenswert. Wichtig sind zu guter Letzt offene Standardschnittstellen, sodass sich das WMS mit geringem Aufwand an weitere Softwaresysteme anbinden lässt. Die Verwendung von handelsüblicher IT-Hardware wie Scanner, Drucker, Handheld, Tablets und PC mit WLAN- oder GSM-Verbindung ist eine Vorrausetzung für die performante Online-Nutzung des Systems.
Autor: Ilja Tremasow-Schäfer, Marketing & Vertrieb, Coglas GmbH, Wunstorf
Grafik: stock.adobe.com, Bearbeitung: VFV Layout, Sonja Daniel
Screenshot: f+h
Moderne Benutzeroberfläche Zukunftsorientierte Lagerverwaltung
