Umstieg auf SAP S/4HANA in nur 12 Monaten
Mit einer Exportquote von mehr als 90 Prozent zählt die Dortmunder KHS GmbH zu den weltweit führenden Herstellern von Abfüll- und Verpackungsanlagen. Um auch zukünftig international wettbewerbsfähig zu bleiben, hat das Unternehmen mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA die Grundlage für eine standortübergreifende Harmonisierung der ERP-Landschaft gelegt. Mathias Offermann, Executive Vice President IT bei der KHS GmbH, schildert, wie sein Team das Projekt mit dem Brownfield-Ansatz in nur 12 Monaten erfolgreich abgeschlossen hat.
Herr Offermann, KHS gilt als ein führender Hersteller für die Produktion von Abfüll- und Verpackungsanlagen. Wo liegen die Kernkompetenzen des Unternehmens?
„Wir bieten unseren Kunden individuelle Lösungen an, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Produktionslinien und räumlichen Gegebenheiten unterscheiden sich bei unseren Abnehmern teilweise enorm, daher entwickelt KHS passgenaue Lösungen für die jeweiligen Szenarien. Wir sind also strenggenommen Einzelmaschinenfertiger, auch wenn es ein festes Produktportfolio gibt.”
Wie wirkt sich dieser Ansatz auf die Kostenstruktur der Produktion aus?
„Wir können natürlich nicht die Synergie-Effekte einer komplett standardisierten Produktion nutzen, vereinheitlichen dafür aber einzelne Module und Maschinenkomponenten, soweit es möglich ist. Durch dieses Baukastenprinzip ist KHS in der Lage, auf individuelle Anforderungen einzugehen und trotzdem gewisse Geschwindigkeits- und Kostenvorteile in der Produktion zu nutzen.”
Wie stark prägen die Anforderungen der Kunden Ihre Strategie?
„Wir sind auf jeden Fall stark vom Markt getrieben. Als die Sensibilität für Nachhaltigkeit gestiegen ist, haben wir beispielsweise umweltschonende Produktions- und Verpackungsverfahren für unsere Kunden entwickelt. Wenn zugleich aber die klassische Pfanddose ein großes Revival erlebt, passen wir uns der Nachfrage genauso an. Prinzipiell ist es KHS sehr wichtig, Innovationen zu fördern, denn nur so können wir am Markt bestehen. Unsere Maschinen müssen besser und langlebiger als die der Konkurrenz sein.
Wie lange laufen Ihre Maschinen im Schnitt?
„Bei manchen Kunden sind unsere Maschinen bereits seit 30 oder 40 Jahren im Einsatz. KHS bietet über Jahrzehnte hinweg Support und auch Umbauten für diese Maschinen an, so dass die Kunden diese auch noch nach Jahrzehnten weiter wirtschaftlich betrieben können.”
Wie organisieren Sie das Servicemanagement für diese Anlagen?
„Wir haben mit KHS Connect eine Service-Cloud von SAP für diesen Zweck im Einsatz. Dort sind alle unsere Kunden mit ihren Maschinen hinterlegt, sodass wir genau wissen, welche Modelle bei welchem Kunden im Einsatz sind. Das ist für die Servicetechniker sehr hilfreich, da sie auf diese Weise schon vorab wissen, was sie vor Ort erwartet.
Wie korrespondiert die Service-Cloud mit dem ERP-System?
„Wenn ein Kunde ein Ersatzteil bestellt oder einen Wartungstechniker bucht, wandert der Vorgang von der Service-Cloud in unser S/4HANA-System. Dort werden die kaufmännischen und logistischen Prozesse angestoßen, die für die Abwicklung des Auftrages erforderlich sind.”
KHS folgt als Teil der Salzgitter AG einem Roadmap-Programm, das den Tochtergesellschaften des Konzerns helfen soll, ihre ERP-Systeme zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Wie ist KHS an diese Aufgabe herangegangen?
„Weil wir in der IT von KHS nur begrenzte Kapazitäten haben, mussten wir klare Prioritäten setzen. Aus diesem Grund haben wir uns bei der Umstellung für den Brownfield-Ansatz entschieden – also bewusst darauf verzichtet, alles von Grund auf neu aufzusetzen. Unser Fokus lag auf dem Wechsel von ECC auf S/4HANA – alles andere hätte den engen Zeitplan gefährdet. Wir sind daher im ersten Schritt auf die HANA DB gewechselt, haben im Anschluss SAP Business Partner im ECC-System aktiviert und sind erst dann die eigentliche Migration angegangen.
Wie ist die Migration in der kritischen Phase verlaufen?
„Wir konnten aufgrund der erfolgreichen Test- und Konvertierungsphasen schon einen Monat früher als geplant mit der Umstellung beginnen. Das Projektteam hat das System dann zeitgleich für acht Produktionsstandorte, 34 Buchungskreise in vier Ländern sowie weltweit 39 Verkaufsorganisationen an einem Wochenende im Big Bang auf S/4HANA konvertiert.”
Mit dem Systemwechsel haben Sie auch ein komplett neues Berechtigungssystem für die Anwender eingeführt.
„Genau, das war neben der eigentlichen Umstellung sicher eine der größten Herausforderungen des Projekts. KHS arbeitet bereits seit mehr als 20 Jahren mit SAP-Lösungen. Diese Historie hatte zur Folge, dass die Anzahl der Systemberechtigungen konstant gewachsen ist. Irgendwann wusste niemand mehr, welche Nutzerrollen überhaupt noch gebraucht werden. Wir haben diesen Wildwuchs dann gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen und unserem SAP-Partner cbs Corporate Business Solutions erfolgreich beseitigt und die 12.000 Sammelrollen auf 300 Businessrollen reduziert.“
Wieso haben Sie sich bei der Suche nach einem Partner für cbs entschieden?
„Wir haben in der Vergangenheit bereits erfolgreich mit cbs zusammengearbeitet und hatten dementsprechend gute Erfahrungswerte mit dem Partner. Uns war wichtig, dass der Dienstleister den geplanten Ansatz voll unterstützt ‒ das war hier der Fall. Und natürlich muss bei einem derart umfangreichen Projekt auch die Chemie innerhalb des gemischten Teams stimmen.“
Was war Ihrer Meinung der ausschlaggebende Faktor für den Erfolg des Projekts?
„Die reduzierte Komplexität. Das System ist bei KHS schon sehr lange im Einsatz, daher haben wir potenzielle Risiken so weit wie möglich vermieden und uns auf das Wesentliche konzentriert: die Migration. So ist es uns gelungen, das Projekt in nur zwölf Monaten umzusetzen. Im nächsten Schritt können wir nun neue Funktionalitäten ausrollen und beispielsweise unser EWM-System für die Logistikprozesse auf S/4HANA umstellen. Darüber hinaus werden wir zwei Werke in den USA in das neue System integrieren.“
Text/Foto: KHS/ KHS, Mathias Offermann
