Wie ein ganzheitliches ERP-System das Handling von Qualitätskontrolle und Lagerhaltung vereinfacht
Für Verpackungs- und Logistikprozesse ist das Warenmanagement von Lebensmitteln häufig eine große Herausforderung und die Ansprüche an Sicherheit und Qualität sind hoch. Vor allem „lose“, unverpackte Produkte, benötigen ein spezielles Warenhandling. Die richtige Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) macht dabei einen entscheidenden Unterschied.
Genaue Qualitätskontrolle und Lagerhaltung kann innerhalb einer Lieferkette eine Herausforderung sein. Vor allem bei der richtigen Verpackung zur Lagerung von Produkten oder bei der Vorbereitung zum Versand – hierfür werden spezielle Management-Lösungen benötigt, denn: Nicht jede Ware innerhalb eines Lagers kann genau gleichbehandelt werden. Bei Lebensmitteln zum Beispiel variieren Gewicht als auch Stückzahl und sie müssen daher separat erfasst und weitergegeben werden. Daran scheitern viele Warehouse-Management-Lösungen und verursachen Fehler oder Ungenauigkeiten. Mithilfe des richtigen ERP-Systems können Verpackungsprozesse direkt in die Produktionslinie integriert werden. Sie prüfen, welche Anforderungen bei entsprechenden Artikeln gefordert werden. Es ermöglicht außerdem eine nahtlose Qualitäts- und Prozesskontrolle oder eine automatisierte Etikettenerstellung innerhalb eines Systems.
Präzises Erfassen von Warenmengen im Lager
Standardmäßig wird die Anzahl von Artikeln im Lager anhand ihrer Stückzahl bestimmt. Bei diesen Produkten mit variierendem Stückgewicht ist das jedoch nicht so einfach möglich. Daher müssen zwei parallele Mengeneinheiten verwendet werden: Stückzahl und Gewicht. Nur so kann genau beurteilt werden, wie viel Ware sich effektiv im Lager befindet. Das variable Gewicht pro Einheit zu erfassen, stellt für viele ERP-Systeme aber eine große Hürde dar, da sie nicht über die benötigten Datenbankstrukturen verfügen. Häufig müssen sie mithilfe von externer Software um die jeweiligen Funktionalitäten erweitert werden. Wenn jedoch täglich mehrere tausend Artikel und somit auch Datensätze verarbeitet werden, kann die Verknüpfung zweier oder mehrerer Softwarelösungen zu Performance-Problemen führen. Ein passendes ERP, ermöglicht Herstellern möglichst effizient die Anforderungen für Produkte mit variablem Gewicht zu verwalten – vom Warenein- bis zum Warenausgang. So kann der Verkauf von Waren in parallelen Mengeneinheiten vereinfacht und die genaue Wertermittlung und Preisgestaltung für gelagerte und verkaufte Waren gesichert werden.
Auch der Finishing-Prozess lässt sich mithilfe der passenden Software effizienter gestalten. Waagen können durch das ERP-System direkt in die Produktionslinie integriert werden. Sie erfassen das Gewicht der Artikel und senden es an das ERP-System. Das reduziert zusätzliche manuelle Schritte und somit auch Fehlerquellen und vereinfacht den Prozess. Die Eingabe von spezifischen Toleranzwerten für jedes Produkt stellt jedoch nicht nur die genaue Wertermittlung, sondern auch eine verlässliche Qualitätskontrolle sicher. Es können sogar Gewichtsschwankungen eines Produktes über längere Zeit erfasst und kontrolliert werden.
Die richtige Software hat so das Potenzial, einen hohen manuellen Aufwand, der zu Lasten des Personals geht, zu verringern. Gleichzeitig werden kostenträchtige Fehler und Ungenauigkeiten vermieden. Durch die automatisierte Erfassung von Daten entstehen keine Lücken in der Dokumentation und jeder Artikel bleibt entsprechend der gesetzlichen Vorgaben einfach rückverfolgbar. Darüber hinaus ermöglicht das richtige ERP-System es Unternehmen, flexible Anpassungen vorzunehmen, die aufgrund der Produktverfügbarkeit oder der Nachfrage von Kunden besteht.
Flexibel auf Nachfrage reagieren
Wie im Fall von Bergin Fruit and Nut Company: Das im Jahr 1951 gegründete Unternehmen liefert seit 70 Jahren Nüsse und Trockenfrüchte an Unternehmen und Lebensmittelgeschäfte. Das Produkt-Portfolio umfasst Süßwaren, Nussbutter sowie Bohnen und Körner, die an große Supermarktketten, kleine Lebensmittelgeschäfte, Restaurants, Institutionen und Produzenten in den Vereinigten Staaten verkauft werden.
Als im Jahr 2020 die Corona-Pandemie ausbrach, stand Bergin vor unbekannten Herausforderungen. 40 Prozent des Unternehmensumsatzes entfiel auf unverpackte Waren. Das Unternehmen stellte viele unterschiedliche „lose“ Produkte her, die in Kisten an Lebensmittelgeschäfte geliefert wurden. Aufgrund von Ausgangssperren und Regelungen zur sozialen Distanz ging die Nachfrage nach unverpackten Waren deutlich zurück, da viele Restaurants nur noch selten besucht wurden oder ganz geschlossen blieben. Diese Stimmung sowie die zunehmende Tendenz zur Online-Bestellung von Lebensmitteln und deren Abholung führten zu einem Rückgang der Nachfrage nach losen Artikeln. Das veränderte das gesamte Umfeld von Bergin sowie die Art und Weise, wie das Unternehmen die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern pflegte. COVID-19 hat die Vermarktung der Bergin-Produkte stark verändert. Das Unternehmen musste sich so schnell wie möglich umorientieren, um den Betrieb aufrecht zu erhalten und die Bedürfnisse der Konsumenten zu erfüllen.
Mithilfe seines flexiblen ERP-Systems konnte Bergin schnell reagieren. Das Ein-System-Prinzip von Deacom ermöglichte eine enge Zusammenarbeit in allen Geschäftsbereichen, um exakte Daten und Entscheidungen in Echtzeit zu gewährleisten. So war sichergestellt, dass alle immer auf dem gleichen Stand waren und niemand veraltete Daten verwendete. Auf diese Weise konnten fundiertere Entscheidungen für das Unternehmen gefällt werden und Bergin blieb ohne jegliche Einbußen rentabel.
Bergin stellte seinen Produktmix Anteil von verpackten Produkten von 60 auf 90 Prozent um. Fast die Hälfte der losen Produkte wurde auf andere Produktlinien verlagert. Neue Etikettierungs- und Verpackungsstrategien wurden eingeführt, während gleichzeitig die Anforderungen an Haltbarkeit und Qualität eingehalten wurden. Das Lagerverwaltungssystem (Warehouse Management System, WMS) hat entscheidend dazu beigetragen, dass sich die strengen Qualitätskontrollstandards von Bergin auch dann einhalten ließen, als das Unternehmen wegen der veränderten Kundennachfrage die Produktion von Kleinserien erhöhte. Aufgrund der neuen Herausforderungen in der Lieferkette ging Bergin von Just-in-Time- zu Just-in-Case-Verfahren über. Das Unternehmen eröffnete zudem ein neues Distributionszentrum, um die Bestände in den Regalen der Einzelhändler sicherzustellen.
Durch die Integration des WMS in die Betriebsabläufe konnte Bergin eine sogenannte „Hyper Tight Process Control“ zur Vermeidung von Fehlerkosten aufbauen und dadurch sicherstellen, dass die einzelnen Schritte immer eingehalten werden. „Früher haben wir keine Lagerscanner verwendet, aber jetzt nutzen wir sie für die Produktausgabe und die Kommissionierung der Bestellungen. Weniger manuelle Arbeit und weniger Fehler sind die Folge. Da die Mitarbeiter nicht mehr manuell Produkte ausgeben und kommissionieren müssen, konnten wir den Prozess um zehn Prozent beschleunigen und die gewonnenen Ressourcen in anderen Bereichen einsetzen. Außerdem verschicken wir keine Produkte mehr falsch, weil unser ERP-System das praktisch unmöglich macht“, erklärt Michael Finn, Leiter Finanzen bei Bergin Fruit and Nut Company.
Text/Foto: Jörg Wirthmann, ERP Business Executive bei ECI Software Solutions / Deacom
