Bei der Suche nach einer neuen Software stehen Unternehmen oft vor einer großen Herausforderung. Coop testete in einem Auswahlprozess verschiedene Behältermanagementsysteme. Die drei aussichtsreichsten Anbieter wurden von dem international tätigen Detail- und Großhandelsunternehmen nach Basel eingeladen, um ihre Systeme vorzustellen. Der Pitch der Logsol GmbH, Dresden, überzeugte, weil die Software BinMan viele Funktionen im Standard bietet. Das reduziert den Aufwand für individuelle Anpassungen.
Dominik Hew ist Projektleiter des Fachbereichs Transporthilfsmittel-Pool bei Coop und fasst zusammen: „Das aktuelle System THM2011 ist eine Eigenentwicklung auf SAP-Basis und stößt an seine Grenzen. Vor allem die Softwarewartung sowie die Integration neuer Schnittstellen und Funktionen sind im aktuellen System eine große Herausforderung.“ Mit BinMan wählte Coop eine Cloud-Lösung, die professionell erweiterbar ist und „dennoch nah am Standard bleibt, um die Release-Fähigkeit sicherzustellen“, betont Robert Kunz, Product Owner und Senior Project Manager bei Logsol.
Challenge: Datenmigration
Die Umstellung von THM2011 auf das neue System bedeutete eine anspruchsvolle Aufgabe, die strategisch angegangen werden musste. „Vielfalt, Struktur und Menge der zu migrierenden Daten waren komplexer als gedacht“, resümiert Hew. Es habe einige Zeit in Anspruch genommen, um alle Daten zu überprüfen und zu bereinigen. Dieser Schritt sei aber notwendig, um für die Voraussetzungen für eine hohe Datenqualität im Behältermanagementsystem zu schaffen.
Integration der neuen Software
Das Projekt umfasste diverse funktionale Erweiterungen von BinMan, die alle darauf abzielen, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Diese Anpassungen wurden in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen von Coop entwickelt, um spezifische Anforderungen zu berücksichtigen und die Nutzung zu optimieren. Zentraler Aspekt war die Integration von BinMan in die bestehende IT-Infrastruktur. Hierzu wurden Schnittstellen zum ERP-System sowie zum Behältermanagementsystem eines großen Lieferanten programmiert.
Als weiteren wichtigen Baustein implementierte das Logsol-Team ein Single-Sign-On (SSO). Damit brauchen sich Nutzer nur einmal anmelden und erhalten Zugang zu verschiedenen Systemen. Die erhebliche Erleichterung für die Anwender liegt auf der Hand, gleichzeitig verbessert die Funktion auch die Sicherheit und Verwaltung der Zugriffsrechte. Kunz äußert sich positiv über den Fortschritt: „Dank des agilen Vorgehens war das eine Schnittstelle, die schnell und gut funktioniert hat.“
In Zukunft werden über 350 Lieferanten und mehr als 1.000 interne Nutzer mit dem Behältermanagementsystem BinMan arbeiten
Agile Methoden
Die technische Lösung allein sorgt noch nicht für den Projekterfolg – der hängt auch von der agilen Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Unternehmen ab. Kunz erklärt: „Für uns war es wichtig, dass wir flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen reagieren können. Im agilen Projektmanagement teilen wir das Projekt in kleinere Abschnitte auf und passen die Planung kontinuierlich an die aktuellen Entwicklungen an.“ Im Unternehmen werde in vielen Projekten bereits agil gearbeitet, und daher sei es gut gewesen, dass Logsol diesen Ansatz ebenfalls verfolgt.
Effektive Mitarbeiterschulung und Change-Management
Künftig werden über 350 Lieferanten und mehr als 1.000 interne Nutzer mit BinMan arbeiten. Der flexible Schulungsansatz von Logsol umfasst neben praxisnahen Simulationen, Rollenspielen und Vor-Ort-Einführungen auch Videos.
Um den Systemübergang zu erleichtern, wurde ein mehrstufiges Support-Konzept entwickelt, das allen Nutzern die passende Anlaufstelle bietet. „Zusätzlich ist eine Hyper-Care-Phase geplant, in der Logsol nach der Umstellung verstärkt zur Verfügung steht“, so Kunz.
Für eine erfolgreiche Schulungsstrategie sind kontinuierliche Anpassungen notwendig. Dafür wird ständig Feedback der Teilnehmer gesammelt, um die Methoden zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter effektiv auf das neue Behältermanagementsystem vorbereitet werden.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Die enge Zusammenarbeit zwischen den Projektpartnern hat sich als Erfolgsschlüssel erwiesen. Jonathan Giger, stellvertretender Projektleiter IT bei Coop, lobt die Expertise im Logistikbereich: „Logsol versteht die Prozesse und entwickelt die Software entsprechend. Das hat uns sehr geholfen.“
Auch die offene Kommunikation wissen alle Projektbeteiligten zu schätzen. „Logsol war von Anfang an ehrlich und hat keine falschen Versprechungen gemacht“, hebt Cuong Tang, Projektleiter IT, hervor. „Sie haben uns direkt gesagt, wenn ein Zeitraum zu eng bemessen war.“
Blick in die Zukunft
Im März 2025 soll das Altsystem komplett abgelöst werden. „Es wird einen ‚Big Bang‘ geben, bei dem die alte Software abgeschaltet und BinMan nahtlos in Betrieb genommen wird,“ erklärt Kunz. Mit der Einführung des neuen Behältermanagementsystems schaffe man nicht nur die Grundlage für effizientere Prozesse, sondern stelle sich auch den Anforderungen einer zunehmend digitalisierten und vernetzten Logistik.
Text/Fotos: Logsol
